Tại các nước phát triển, Procurement được xem là một nghề rất phổ biến. Tuy nhiên tại Việt Nam Procurement là gì vẫn còn là khái niệm khá mới mẻ. Để tìm hiểu thông tin chi tiết hơn về Procurement, Luận Văn Quản Trị xin chia sẻ đến với bạn đọc bài viết sau. Hãy cùng theo dõi nhé.
Mục lục
Khái niệm Procurement là gì?
Procurement là một quá trình bao gồm các hoạt động cần thiết giúp cho doanh nghiệp có được những sản phẩm, dịch vụ từ phía nhà cung cấp với một mức giá và chất lượng được tốt nhất.
Hiện nay, các sản phẩm và dịch vụ để mua sắm tương đối đa dạng và phong phú về các lĩnh vực, ngành nghề. Miễn sao doanh nghiệp cần tới các loại hàng hóa đó như các nguyên vật liệu thô, vật tư sản xuất hay nhưng dịch vụ có liên quan tới viễn thông, tuyển dụng…
Procurement còn được gọi đơn giản là thu mua. Đó chính là hoạt động thu thập, mua hàng hóa hay các nguyên vật liệu, dịch vụ với mục đích sản phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp. Thu mua là một hoạt động đầu tiên của chuỗi logistics và chuỗi cung ứng hàng hóa.
Quá trình thu mua được xem là một phần trong chiến lược sản xuất và kinh doanh của công ty. Khâu thu mua các loại nguyên vật liệu được đánh giá là nền tảng hỗ trợ cho những hoạt động kế tiếp. Vì thế việc thu mua cần phải được thực hiện và tính toán sao cho thật kỹ lưỡng và phù hợp với quy trình kinh doanh để tránh diễn ra sự sai lệch về khối lượng sản xuất và giá cả của các loại thành phẩm.
Một nhân viên Procurement là người sẽ tham gia trực tiếp và tiến hành hoạt động thu mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho nhu cầu của mỗi công ty. Khi đó các nhân viên thu mua cần phải đảm bảo về số lượng cũng như là chất lượng của từng nguyên vật liệu và dịch vụ.
Thông tin mô tả chi tiết về Procurement
Procurement là gì? Thông tin chi tiết về Procurement luôn được nhiều người quan tâm. Dưới đây là một số thông tin mô tả về Procurement.
Tổng quan về quy trình Procurement
Mỗi công ty sẽ có đa dạng quy trình Procurement khác nhau để đảm bảo phù hợp với hoạt động riêng biệt. Tuy nhiên về cơ bản, quy trình Procurement cần phải đảm bảo về các đặc điểm chung như sau:
- Quy trình thu mua sẽ được bắt đầu thông qua những nhu cầu cụ thể.
- Nhân viên thu mua tiến hành lập bảng chi tiết về những yêu cầu, nhu cầu cụ thể.
- Sau khi lập xong bảng yêu cầu cụ thể sẽ gửi bảng mời thầu hay yêu cầu báo giá tới phía nhà cung cấp.
- Khi đó các nhà cung cấp sẽ gửi lại bản báo giá và nhân viên Procurement tiến hành lựa chọn ra một nhà cung cấp nào đó thích hợp nhất.
- Nhà cung cấp đã được lựa chọn sẽ cung cấp về sản phẩm và dịch vụ dựa theo đơn đặt hàng.
- Bộ phận Procurement đối chiếu hàng hóa nhận được với hóa đơn từ phía nhà cung cấp. Sau đó tiến hành việc thanh toán.
Mô tả chi tiết công việc của nhân viên Procurement
Hoạt động mua sắm giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vì thế nó sẽ cần có một quy trình làm việc được hiệu quả và chính xác nhằm lựa chọn ra một nhà cung cấp thích hợp nhất. Một nhân viên Procurement sẽ làm các công việc chi tiết như sau:
Đầu tiên, nhân viên Procurement sẽ xác định nhu cầu bắt đầu của doanh nghiệp mình là cần mua những thứ gì với khoản dự trù là bao nhiêu. Các yêu cầu này sẽ được trao đổi giữa Procurement và phòng kế hoạch sản xuất để có thể lập ra bản kế hoạch và xác định được về loại hàng ưu tiên cho hoạt động thu mua.
Bộ phận thu mua tiến hành lập bảng tiêu chuẩn và cần trình bày rõ ràng, chi tiết về những yêu cầu. Chẳng hạn như các đặc tính có liên quan tới thông số kỹ thuật, tính chất về vật lý, hóa học của hàng hóa, loại hàng, mục đích của việc sử dụng, giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng… Tất cả các thông tin này đều phục vụ cho việc tìm kiếm ra nhà cung cấp phù hợp.
Sau quá trình xác định về yêu cầu, nhân viên Procurement tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thông qua việc thiết lập hồ sơ mời thầu hoặc yêu cầu báo giá và gửi tới các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp có nhiệm vụ xác định về những yêu cầu đó và gửi đến báo giá của họ để đáp ứng hồ sơ mời thầu.
Bộ phận Procurement tiếp tục xem xét và chọn lựa ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sau đó nhân viên thu mua sẽ gửi hồ sơ về các nhà cung cấp tới quản lý để xem xét và được phê duyệt.
Sau khi đã lựa chọn được một nhà cung cấp thì thỏa thuận giao hàng và đơn đặt hàng sẽ được thành lập. Nhà cung cấp sẽ cung cấp và phân phối sản phẩm, dịch vụ theo như đúng đơn đặt hàng. Nhân viên sẽ có nhiệm vụ theo dõi về tình trạng của các đơn đặt hàng, luôn trong một tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra, đánh giá và cập nhật thường xuyên đơn đặt hàng cho tới khi hoàn thành.
Quá trình vận chuyển đơn hàng sẽ hoàn thành và phải có thời gian sản xuất, thời gian giao hàng và thông tin về chi phí. Tất cả cần đảm bảo tuân thủ theo những thỏa thuận có trong hợp đồng đã được ký kết trước đó.
Các nhân viên Procurement nhận hóa đơn từ phía nhà cung cấp để đối chiếu lại với đơn đặt hàng và kiểm tra về hàng hóa mình nhận nhằm đảm bảo hạn chế về các thiếu sót và đảm bảo lượng hàng.
Khi những tiêu chí được đảm bảo thì sẽ tiến hành thanh toán đơn nhà cho nhà cung cấp. Đối với trường hợp hóa đơn có sự sai lệch thì nhân viên Procurement cần phải báo lại với nhà quản lý tài chính và logistics để được hỗ trợ và giải quyết kịp thời.
Các kỹ năng cần thiết của một nhân viên Procurement
Khi đảm nhận vị trí Procurement, nhân viên cần phải có các kỹ năng cần thiết và cơ bản.
Đầu tiên đó là phải có năng khiếu kinh doanh. Một nhân viên Procurement giỏi phải biết nắm bắt và nhạy bén với tất cả sự thay đổi trên thị trường. Phải có khả năng về giao tiếp và đàm phán, luôn luôn mang tới sự sáng tạo, mới mẻ cũng như là chung thực. Các kỹ năng này cần tồn tại song song vì chúng luôn hỗ trợ cho nhau để giúp mang tới hiệu quả cao nhất trong môi trường thu mua cạnh tranh như ngày nay.
Một nhân viên Procurement khi có kiến thức liên quan tới hàng hóa cũng như thị trường sẽ hiểu rõ được về sản phẩm, dịch vụ mà mình cần mua và từ đó tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp. Đồng thời với một khả năng dự đoán nhạy bén về xu hướng tiêu dùng trong thị trường cũng giúp đưa ra chính sách mua sao cho phù hợp nhất.
Kỹ năng đàm phán được xem là một kỹ năng cốt lõi khi làm công việc này. Nhân viên Procurement vừa giữ vai trò là một người mua hàng vừa giữ vai trò là người cung ứng hàng. Trong vai trò là người mua hàng, nhân viên Procurement sẽ tiến hành việc đàm phán đối với phía nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, hỗ trợ, đào tạo về sản phẩm để nhận về một mức giá thu mua tốt nhất. Còn khi trong vai trò là người bán hàng họ sẽ có nhiệm vụ đàm phán, thuyết phục các khách hàng của mình tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
Ngoài ra sự năng động, nhạy bén thì tinh thần học hỏi sáng tạo cũng là những kỹ năng quan trọng của một nhân viên Procurement. Ngày nay thị trường luôn biến động kéo theo nhu cầu của khách hàng cũng luôn luôn thay đổi. Nếu như không biết nắm bắt về sự biến động của thị trường có thể sẽ dẫn tới các thất bại.
Như vậy qua bài viết này chắc hẳn đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về Procurement là gì? Hy vọng với những chia sẻ của Luận Văn Quản Trị sẽ giúp các bạn có cái nhìn sâu rộng nhất về ngành nghề Procurement. Nếu bạn đang tham khảo để lựa chọn ngành nghề việc làm phù hợp cho bản thân thì đừng bỏ qua công việc Procurement này nhé. Chúc các bạn luôn luôn thành công.
Nguồn: Luanvanquantri.com
Tôi là Phương Tâm, dù học quản trị kinh doanh nhưng tôi lại yêu thích viết lách, tôi đã theo đuổi nó hơn 5 năm và thử sức với nhiều lĩnh vực khác nhau. Hiện tại, tôi là người lên kế hoạch và chịu trách nhiệm về mặt nội dung của website Luận văn Quản trị.
