Bạn chuẩn bị phải làm tiểu luận quản trị văn phòng, luận văn tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Xem ngay bài viết này để có thể tự làm ngay.
>>> Xem thêm: Mẫu luận văn quản trị chất lượng chi tiết từ A đến Z
1. Ngành quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả.
Ngành quản trị văn phòng làm gì?
Một người quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát và theo dõi hệ thống, thường tập trung vào các mục tiêu cụ thể như là khoảng thời gian được cải thiện, doanh thu, sản lượng, bán hàng.
Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng có từ khá sớm, cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính phủ.
2. Khái niệm và tài liệu lưu trữ
Trên thế giới, thuật ngữ “lưu trữ ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy- lạp “arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng làm ngôi nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước.
Thuật ngữ “lưu trữ” của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu ấn đậm nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xưa này, như archives (Pháp), archiv (Đức, Tiệp), archivum (Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hoá… gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ.
Việt Nam, “lưu trữ” có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong tác phẩm bằng chữ Hán “Kiến văn tiểu lục” khi viết về chế độ công đường dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 – 1497) đã dùng “trữ” để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách(1). Thời phong kiến còn dùng từ “dương án”để gọi những hồ sơ án được lưu trữ lâu dài(2) ở các cơ quan.
Từ gốc “lưu trữ” là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơc quan đoàn thể xí nghiệp(3) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
– Đặc trưng của tài liệu lưu trữ:
Một là, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nước, một cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại….
Hai là, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra tài liệu… Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác. Người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc.
Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng và các kho lưu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
Các loại hình tư liệu:
Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân ngày càng đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn về khối lượng. Có thể chia tài liệu lưu trữ ra làm các loại tư liệu lớn: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm.
Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự, ngoại giao…
Tài liệu hành chính ở nước ta có lịch sử lâu đời nhất – từ thời trung cổ, dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, bao gồm các thể loại: chỉ, chiếu, tấu, sớ, sắc(4). Còn tài liệu hành chính của nhà nước dân chủ nhân dân trước đây và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghiã Việt Nam ngày nay thì gồm các loại: hiến pháp, sắc lệnh, pháp lệnh, nghị định, thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp định, hiệp ước, công văn trao đổi….
Trong Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam, tài liệu hành chính có khối lượng lớn nhất với nội dung rất phong phú, đặc biệt là tài liệu của các thời kỳ lịch sử cận, hiện đại.
Tài liệu khoa học – kỹ thuật là loại hình tài liệu phản ánh các loại hoạt động về khoa học tự nhiên, chủ yếu được hình thành ở các cơ quan khoa học – kỹ thuật, các trường đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế kỹ thuật làm ra tài liệu, loại hình tài liệu này có nhiều điểm khác với tài liệu hành chính.
Tài liệu khoa học – kỹ thuật gồm các loại như: đề án thiết kế các công trình xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về công nghệ, tài liệu điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu tiêu chuẩn quốc gia….
nước ta, tài liệu khoa học – kỹ thuật chiếm một tỷ lệ lớn trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Chúng được sử dụng rộng rãi trong xây dựng kinh tế, văn hóa, quốc phòng, nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này cũng đang không ngừng tăng lên của về khối lượng do sự phát triển của khoa học – kỹ thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội của đất nước.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm là những loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh và âm thanh. Đây là những loại hình tài liệu đặc biệt, khác với tài liệu hành chính và tài liệu khoa học – kỹ thuật cả về hình thức và nội dung mang tin.
Tài liệu ảnh là loại tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng ảnh trực quan; tài liệu phim điện ảnh phản ánh căn cứ sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh động; còn tài liệu
ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh. Đây là ba loại tài liệu khác nhau, nhưng do chúng có những điểm giống nhau về phương pháp chế tác và kết cấu của vật liệu nên được đưa vào thể loại.
Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn hóa, khoa học lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các hoạt động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những lời ca, bản nhạc của các nhạc sĩ xuất sắc…. Các loại hình tài liệu này chủ yếu được hình thành ở các cơ quan thông tấn, báo chí, các xưởng phim, đài vô tuyến truyền hình, đài phát thanh trung ương và các địa phương.
Phim ảnh và ghi âm có tác dụng to lớn đối với đời sống xã hội, nên ngày càng được sử dụng rộng rãi với kỹ thuật quay chụp và ghi âm không ngừng được cải tiến và chủng loại ngày càng phong phú. Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm chiếm tỉ lệ không lớn nhưng đang không ngừng được bổ sung.
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu trên đây, còn có tài liệu nghiên cứu, sáng tác về khoa học xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những nhân vật tiêu biểu. Các loại hình tài liệu này hiện chiếm tỷ lệ không đáng kể trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và chủ yếu là tài liệu thành văn.
3. Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng chứa đựng những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt.
Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, thì các giai cấp trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Ngay từ thời cổ đại, giới quý tộc chủ nô Hy Lạp và La Mã đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu; coi các kho lưu trữ đó là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của chúng. Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho tư tưởng bảo thủ và phản động của quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trước công nguyên) đã ví các sắc lệnh của Viện nguyên lão như là “thanh kiếm tra vào vỏ”. Đối với văn kiện của các viên thống đốc thì ông nói: “tất cả các mệnh lệnh và pháp lệnh của các quan thống đốc đều có ngụ ý phải tước hết vũ khí của người nô lệ(5).
Chính vì vậy, trong các cuộc khởi nghĩa của nô lệ và nông dân dưới chế độ nô lệ và chế độ phong kiến ở nhiều nước, trong đó có Việt Nam, các kho chứa tài liệu lưu trữ đã trở thành đối tượng mà quần chúng khởi nghĩa đốt phá không thương tiếc, nhằm xóa sạch mọi dấu tích của tài liệu – thứ vũ khí lợi hại đã gieo bao tai họa cho họ.
Dưới chế độ tư bản chủ nghĩa, giai cấp tư sản cầm quyền đã sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân, đàn áp các cuộc đấu tranh của quần chúng, gây chíên tranh xâm lược… Ngược lại, giai cấp vô sản và những người lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ để làm chứng cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân và nhân dân lao động.
Việt Nam, trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, tài liệu lưu trữ đã bị chúng độc chiếm làm công cụ áp bức, bóc lột nhân dân ta. Từ sau cách mạng tháng Tám năm 1945, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, đấu tranh chính trị, ngoại giao. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 30 tháng 11 năm 1982 đã nhấn mạnh: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước”(6) Pháp lệnh 34/2001. Nhiều văn bản khác của Đảng và Nhà nước cũng đã nói lên ý nghĩa chính trị sâu sắc của tài liệu lưu trữ.
Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng… Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và ngoài nước, tài liệu lưu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mưu và tội ác của bọn đế quốc xâm lược, những hành vi bán nước hại dân và lai lịch của những tên tay sai phản bội Tổ quốc.
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lưu trữ chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước. Đó là những thành phố phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thuỷ văn, các báo cáo và công trình nghiên cứu khoa học – kỹ thuật v.v… Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế và chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng kinh tế còn tạo nên khả năng đẩy mạnh tiến độ khảo sát, thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá. Do đó mà giảm được nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác của Nhà nước.
Trong kho tàng văn hoá của dân tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu. Di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ. Có thể xem đây là tấm gương phản chiếu trình độ tiến hoá của dân tộc trên nhiều mặt. Di sản này lại có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học – kỹ thuật, văn học của đất nước Việt Nam, tức nền văn hoá Việt Nam nói chung. Trong quá trình xây dựng nền nhà nước mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ cũng có ý nghĩa to lớn. Bởi trong quá trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun đúc nên là một tất yếu tố khách quan. Lênin dạy rằng: “Văn hoá vô sản phải là sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài người đã tích luỹ được dưới ách thống trị của xã hội tư bản, xã hội của bọn địa chủ và xã hội của bọn quan liêu”(7).
Để xem toàn bộ bài luận văn tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, bạn có thể dowload TẠI ĐÂY
Tôi là Phương Tâm, dù học quản trị kinh doanh nhưng tôi lại yêu thích viết lách, tôi đã theo đuổi nó hơn 5 năm và thử sức với nhiều lĩnh vực khác nhau. Hiện tại, tôi là người lên kế hoạch và chịu trách nhiệm về mặt nội dung của website Luận văn Quản trị.
